SaaS: Software as a Service einfach erklärt

SaaS steht für Software as a Service. Dabei wird eine Anwendung nicht vollständig auf den eigenen Servern betrieben, sondern als Dienst über ein Netzwerk bereitgestellt. Der Anbieter betreibt die zugrunde liegende Infrastruktur, wartet die Software und stellt Aktualisierungen bereit.

Benutzer greifen meist über einen Webbrowser oder eine zugehörige App auf die Anwendung zu. Typische Beispiele sind E-Mail-Dienste, CRM-Systeme, Kollaborationsplattformen, Buchhaltungssoftware und Dokumentenmanagementlösungen.

Wie funktioniert SaaS?

Bei einer klassischen Softwareinstallation betreibt das Unternehmen Anwendung, Server, Datenbank und häufig auch die notwendige Hardware selbst.

Bei SaaS übernimmt der Anbieter einen großen Teil dieser Aufgaben. Dazu gehören üblicherweise:

• Betrieb der Server- und Cloud-Infrastruktur
• Wartung der Anwendung
• Installation von Updates
• Bereitstellung der Datenbanken
• Überwachung der Verfügbarkeit
• technische Skalierung
• Sicherung der Plattform
• Behebung von Softwarefehlern

Das Unternehmen verwaltet dagegen vor allem Benutzer, Berechtigungen, Einstellungen und die innerhalb der Anwendung gespeicherten Daten.

Welche Merkmale hat SaaS?

Zugriff über das Internet

SaaS-Anwendungen sind meist über einen Browser erreichbar. Manche Anbieter stellen zusätzlich Desktop- oder Smartphone-Apps bereit.

Dadurch können Mitarbeitende von unterschiedlichen Standorten und Geräten aus arbeiten. Voraussetzung sind eine geeignete Internetverbindung und eine sichere Anmeldung.

Abonnement- oder nutzungsabhängige Abrechnung

SaaS wird häufig monatlich oder jährlich abgerechnet. Die Kosten richten sich beispielsweise nach:

• Anzahl der Benutzer
• gebuchtem Funktionsumfang
• Speicherverbrauch
• Anzahl der Transaktionen
• genutzten Zusatzdiensten

Dadurch entfallen häufig hohe einmalige Lizenz- und Infrastrukturkosten. Langfristig können die laufenden Gebühren jedoch erheblich sein.

Zentrale Aktualisierung

Updates werden durch den Anbieter eingespielt. Unternehmen müssen neue Versionen nicht selbst auf jedem Arbeitsplatz oder Server installieren.

Das reduziert den Wartungsaufwand, bedeutet aber auch, dass der Anbieter Zeitpunkt und Umfang vieler Änderungen bestimmt. Neue Funktionen oder veränderte Benutzeroberflächen können daher Schulungen oder Anpassungen interner Prozesse erfordern.

Flexible Skalierung

Benutzerkonten, Speicher oder Funktionen lassen sich häufig kurzfristig hinzufügen oder reduzieren.

Die tatsächliche Flexibilität hängt jedoch vom Vertrag, den Lizenzbedingungen und möglichen Mindestlaufzeiten ab.

Welche Vorteile bietet SaaS?

SaaS kann Unternehmen mehrere Vorteile bieten:

• schnelle Bereitstellung
• geringerer eigener Infrastrukturbedarf
• zentrale Updates und Wartung
• einfacher Zugriff für verteilte Teams
• planbare laufende Kosten
• flexible Anpassung der Benutzerzahl
• vereinfachte Zusammenarbeit
• weniger Aufwand für den Anwendungsbetrieb

Gerade für standardisierte Geschäftsprozesse kann SaaS wirtschaftlicher sein als der Aufbau und Betrieb einer eigenen Plattform.

Welche Risiken und Herausforderungen gibt es?

Abhängigkeit vom Anbieter

Fällt der Dienst aus, kann das Unternehmen die Anwendung möglicherweise nicht nutzen. Auch Preisänderungen, Produktabkündigungen oder geänderte Vertragsbedingungen können Auswirkungen auf den Betrieb haben.

Unternehmen sollten deshalb Verfügbarkeit, Support, Kündigungsbedingungen und Möglichkeiten zum Datenexport prüfen.

Datenschutz und Datenstandort

Bei SaaS werden Unternehmensdaten häufig in den Rechenzentren des Anbieters verarbeitet.

Zu klären sind unter anderem:

• Wo werden die Daten gespeichert?
• Welche Unterauftragnehmer sind beteiligt?
• Wie werden Daten verschlüsselt?
• Wie lange bleiben gelöschte Daten erhalten?
• Welche vertraglichen Datenschutzregelungen gelten?
• Wie lassen sich Daten bei Vertragsende exportieren?

Die Nutzung eines bekannten Cloud-Dienstes führt nicht automatisch zu Datenschutzkonformität.

Benutzerkonten und Berechtigungen

Viele Sicherheitsvorfälle bei SaaS entstehen nicht durch einen direkten Angriff auf den Anbieter, sondern durch gestohlene Konten, zu weitreichende Rechte oder fehlerhafte Freigaben.

Wichtige Schutzmaßnahmen sind:

• Multi-Faktor-Authentifizierung
• zentrale Benutzerverwaltung
• rollenbasierte Berechtigungen
• regelmäßige Prüfung aktiver Konten
• geregeltes On- und Offboarding
• Überwachung auffälliger Anmeldungen

Backup und Wiederherstellung

Der Anbieter sorgt üblicherweise für die technische Verfügbarkeit seiner Plattform. Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass versehentlich gelöschte oder manipulierte Daten beliebig lange wiederhergestellt werden können.

Aufbewahrung, Wiederherstellungszeiten und verfügbare Sicherungsfunktionen sollten deshalb vertraglich und technisch geprüft werden. Je nach Schutzbedarf kann eine zusätzliche Datensicherung sinnvoll sein.

SaaS, PaaS und IaaS im Vergleich

Die Cloud-Modelle unterscheiden sich vor allem darin, wie viel Verantwortung der Anbieter übernimmt.

• IaaS: Der Anbieter stellt Rechenleistung, Speicher und Netzwerk bereit. Betriebssysteme und Anwendungen verwaltet der Kunde.
• PaaS: Der Anbieter betreibt zusätzlich die Plattform, auf der eigene Anwendungen entwickelt und ausgeführt werden.
• SaaS: Der Anbieter stellt eine vollständige Anwendung bereit.

Je höher der Servicegrad, desto weniger Infrastruktur muss das Unternehmen selbst betreiben. Gleichzeitig sinkt häufig die Kontrolle über technische Details und Produktänderungen.

Typische Beispiele für SaaS

Bekannte Einsatzbereiche sind:

• E-Mail und Zusammenarbeit
• Customer Relationship Management
• Personalverwaltung
• Buchhaltung
• Projektmanagement
• Dokumentenmanagement
• IT-Service-Management
• Videokonferenzen
• Datenaustausch
• Sicherheits- und Monitoringlösungen

Nicht jede Cloud-Anwendung ist ausschließlich per Browser nutzbar. Auch Programme mit lokal installierten Clients können als SaaS bereitgestellt werden, wenn Betrieb und zentrale Plattform durch den Anbieter erfolgen.

Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl achten?

Vor der Einführung einer SaaS-Lösung sollten unter anderem folgende Punkte bewertet werden:

• Funktionsumfang und Integrationen
• Datenschutz und Datenstandort
• Sicherheitszertifizierungen
• Rollen- und Berechtigungskonzept
• Verfügbarkeit und Service Level
• Backup- und Exportmöglichkeiten
• Schnittstellen und Datenportabilität
• Gesamtbetriebskosten
• Vertragslaufzeiten
• Unterstützung bei einem Anbieterwechsel

Besonders wichtig ist eine klare Exit-Strategie. Unternehmensdaten sollten in einem nutzbaren Format exportiert und bei Bedarf in ein anderes System übertragen werden können.

Fazit

SaaS stellt fertige Softwareanwendungen als Dienst bereit. Der Anbieter übernimmt Betrieb, Wartung und Aktualisierung der Plattform, während das Unternehmen vor allem Benutzer, Zugriffsrechte und fachliche Einstellungen verwaltet.

Das Modell ermöglicht eine schnelle Einführung und reduziert den eigenen Betriebsaufwand. Gleichzeitig müssen Unternehmen Abhängigkeiten, Datenschutz, Berechtigungen, Datensicherung und Wechselmöglichkeiten sorgfältig prüfen.