Lizenzmanagement einfach erklärt

Lizenzmanagement bezeichnet die strukturierte Verwaltung von Softwarelizenzen, Nutzungsrechten und Abonnements in einem Unternehmen. Ziel ist es, Software rechtskonform, wirtschaftlich und bedarfsgerecht einzusetzen.

Dafür werden gekaufte oder gemietete Nutzungsrechte mit den tatsächlich installierten, zugewiesenen und verwendeten Softwareprodukten abgeglichen.

Was gehört zum Lizenzmanagement?

Lizenzmanagement begleitet den gesamten Lebenszyklus einer Softwarelizenz – von der Beschaffung bis zur Kündigung oder Ausmusterung.

Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:

• Erfassung vorhandener Software und Cloud-Abonnements
• Dokumentation erworbener Nutzungsrechte
• Zuordnung von Lizenzen zu Benutzern oder Geräten
• Überwachung der tatsächlichen Nutzung
• Prüfung der Lizenzbedingungen
• Planung von Verlängerungen und Kündigungen
• Vorbereitung auf Herstelleraudits
• Optimierung von Lizenzkosten

Dabei reicht es nicht aus, lediglich die Anzahl installierter Programme zu zählen. Viele Hersteller verwenden komplexe Lizenzmodelle, die beispielsweise Prozessoren, Kerne, Benutzer, Geräte oder den Funktionsumfang berücksichtigen.

Was ist eine Softwarelizenz?

Eine Softwarelizenz räumt einem Unternehmen bestimmte Nutzungsrechte an einer Software ein. Die Software selbst wird dadurch normalerweise nicht Eigentum des Unternehmens.

Die Lizenzbedingungen legen unter anderem fest:

• wer die Software nutzen darf
• auf wie vielen Geräten sie installiert werden darf
• ob eine Nutzung in virtuellen Umgebungen erlaubt ist
• welche Versionen eingeschlossen sind
• ob Updates und Support enthalten sind
• ob die Lizenz übertragen werden darf
• wie lange das Nutzungsrecht gilt

Maßgeblich sind der jeweilige Vertrag und die Lizenzbestimmungen des Herstellers.

Welche Lizenzmodelle gibt es?

Software kann nach unterschiedlichen Kriterien lizenziert werden.

Typische Modelle sind:

Benutzerbasierte Lizenzierung

Die Lizenz wird einem bestimmten Benutzer zugewiesen. Dieser darf die Software möglicherweise auf mehreren Geräten verwenden.

Gerätebasierte Lizenzierung

Für jedes Gerät, auf dem die Software genutzt wird, ist eine eigene Lizenz erforderlich.

Gleichzeitige Nutzung

Bei Concurrent- oder Floating-Lizenzen ist entscheidend, wie viele Benutzer die Software gleichzeitig verwenden.

Prozessor- oder kernbasierte Lizenzierung

Serverprodukte werden teilweise anhand der vorhandenen Prozessoren oder Prozessorkerne lizenziert. Dabei können Mindestmengen und zusätzliche Regeln gelten.

Abonnement

Bei einem Abonnement wird das Nutzungsrecht für einen festgelegten Zeitraum gemietet. Ohne Verlängerung endet in der Regel die Berechtigung zur weiteren Nutzung.

Dauerhafte Lizenz

Eine unbefristete Lizenz erlaubt die Nutzung einer bestimmten Version dauerhaft. Updates auf neue Hauptversionen oder Supportleistungen können zusätzliche Verträge erfordern.

Wie funktioniert Lizenzmanagement?

Ein geregeltes Lizenzmanagement vergleicht den vorhandenen Lizenzbestand mit der tatsächlichen Softwarenutzung.

Dafür werden zwei Seiten betrachtet:

• Entitlements: Welche Nutzungsrechte wurden erworben?
• Deployment und Nutzung: Welche Software ist installiert, zugewiesen oder aktiv verwendet?

Aus diesem Abgleich ergibt sich die Lizenzposition.

Eine Unterlizenzierung besteht, wenn mehr Software genutzt wird, als durch die vorhandenen Rechte abgedeckt ist. Bei einer Überlizenzierung wurden dagegen mehr Lizenzen beschafft, als tatsächlich benötigt werden.

Welche Vorteile bietet Lizenzmanagement?

Ein professionelles Lizenzmanagement kann mehrere Vorteile bieten:

• geringeres Risiko von Lizenzverstößen
• bessere Vorbereitung auf Herstelleraudits
• Vermeidung unnötiger Verlängerungen
• Identifikation ungenutzter Lizenzen
• bessere Verhandlungsgrundlage gegenüber Anbietern
• transparente Softwarekosten
• kontrollierte Beschaffung
• schnellere Bereitstellung benötigter Anwendungen
• Unterstützung der IT-Sicherheit

Nicht mehr unterstützte oder unkontrolliert installierte Software kann zugleich ein Sicherheitsrisiko darstellen. Lizenzmanagement trägt daher auch zu einer übersichtlichen und gepflegten Softwarelandschaft bei.

Was ist bei Cloud- und SaaS-Lizenzen zu beachten?

Bei cloudbasierten Anwendungen werden Lizenzen häufig als monatliche oder jährliche Abonnements pro Benutzer angeboten.

Das vereinfacht teilweise die technische Bereitstellung, kann aber zu dauerhaft steigenden Kosten führen. Typische Probleme sind:

• Lizenzen ausgeschiedener Mitarbeitender
• mehrfach vergebene Abonnements
• nicht genutzte Premium-Funktionen
• falsch ausgewählte Lizenzpakete
• automatisch verlängerte Verträge
• dezentrale Beschaffung durch einzelne Abteilungen

Cloud-Lizenzen sollten daher regelmäßig auf Zuweisung, Aktivität und tatsächlichen Funktionsbedarf überprüft werden.

Eine geringe Anmeldeaktivität bedeutet allerdings nicht automatisch, dass eine Lizenz überflüssig ist. Auch Vertretungsregelungen, Archivzugriffe oder geschäftliche Anforderungen müssen berücksichtigt werden.

Was ist der Unterschied zwischen Lizenzmanagement und Software Asset Management?

Lizenzmanagement konzentriert sich vor allem auf Nutzungsrechte, Lizenzbedingungen, Compliance und Kosten.

Software Asset Management, kurz SAM, betrachtet den gesamten Lebenszyklus von Software umfassender. Dazu gehören beispielsweise:

• Bedarf und Beschaffung
• Bereitstellung
• Nutzung
• Wartung
• Support
• Sicherheitsstatus
• Vertragsmanagement
• Ausmusterung

Lizenzmanagement ist damit ein wesentlicher Bestandteil des Software Asset Managements.

Welche Rolle spielt das IT-Asset-Management?

Lizenzmanagement benötigt zuverlässige Informationen über vorhandene Geräte, virtuelle Maschinen, Benutzer und Anwendungen.

Deshalb sollte es mit dem IT-Asset-Management und anderen IT-Management-Prozessen verbunden sein.

Wichtige Datenquellen sind beispielsweise:

• Geräteinventarisierung
• Softwareverteilung
• Benutzerverwaltung
• Einkaufs- und Vertragsdaten
• Cloud-Portale
• Configuration Management Database
• Mobile-Device-Management
• Finanz- und Beschaffungssysteme

Unvollständige oder veraltete Daten können zu falschen Lizenzbewertungen führen.

Was ist ein Lizenzaudit?

Bei einem Lizenzaudit prüft ein Softwarehersteller oder ein beauftragter Prüfer, ob ein Unternehmen die vereinbarten Lizenzbedingungen einhält.

Dafür können unter anderem folgende Informationen angefordert werden:

• Installationsdaten
• Benutzer- und Gerätebestände
• Serverkonfigurationen
• Kaufbelege
• Verträge
• Lizenzschlüssel
• Nutzungsnachweise

Ein Unternehmen sollte seine Lizenzsituation deshalb nicht erst bei einer Auditankündigung überprüfen. Regelmäßige interne Kontrollen verringern Risiken und verbessern die Reaktionsfähigkeit.

Fazit

Lizenzmanagement sorgt dafür, dass Softwarelizenzen vollständig erfasst, korrekt eingesetzt und wirtschaftlich genutzt werden.

Dazu müssen erworbene Nutzungsrechte, Installationen, Benutzerzuweisungen und Vertragsbedingungen regelmäßig miteinander abgeglichen werden. Ein funktionierendes Lizenzmanagement reduziert rechtliche und finanzielle Risiken, verhindert unnötige Kosten und schafft Transparenz über die eingesetzte Software.